Ir ao gemba “pra” que?
Cada vez maior o número de empresas está seguindo a sugestão de que se deve visitar ao gemba, pois é lá o lugar em uma organização onde as coisas acontecem, ou seja, onde acontecem as atividades que agregam valor, mas também ocorrem os desperdícios.
Alguns acham que se trata de uma boa ideia, porém ir ao gemba com dúvidas pode deixar as pessoas perdidas sem saber o que devem fazer ou mesmo acham que isto é uma perda de tempo enquanto todos precisam estar ocupados com outras coisas mais “importantes”. Certo até afirmam, “sempre vou ao gemba”, porém sem um método e propósito, mais como um “bombeiro” em apagar os “incêndios”, desaparecendo quando tudo volta ao “normal”.
Então, o que realmente fazer no Gemba?
Existe uma “fórmula”, “receita”, roteiro para que esta atividade seja eficaz? Como não transformar a ida ao Gemba como um “politico” que visita as áreas e depois desaparece? Ou mesmo em um evento de endomarketing?
Tenha em mente que ir ao Gemba deve ser uma atitude e não um ritual. É preferível ir “in loco” verificar o que esta se passando a ter que ler um e-mail, relatório, ouvir uma apresentação de slides em uma sala fechada ou mesmo escutar uma explicação sobre problemas, fatos e situações.
O problema
Vamos imaginar que um determinando fornecedor de um componente secundário de sua linha de produção esta apresentando problemas de qualidade para seu cliente. Qual a melhor atitude para explicar o problema:
- Realizar uma áudio-conferência com o fornecedor explicando o que esta acontecendo para procurar a solução?
- Trazer o fornecedor até o gemba com operador, supervisor, engenheiro, …, em fim as pessoas que conhecem o dia-a-dia daquele componente para que possam compreender o que esta ocorrendo?
É claro que a última alternativa é a mais adequada por envolver as pessoas certas, no local correto, na hora exata que os problemas aparecem, mesmo que necessitem de investigações complementares. Isto proporciona um nivelamento do entendimento sobre o problema e, cada um pode pensar nas alternativas segundo sua visão e, com isto conseguem sugestões mais assertivas.
Quais as motivações para que se vá ao Gemba?
- Ir ao gemba para resolver problemas e fazer melhorias.
O exemplo anterior uma maneira de se aproximar do local onde as coisas acontecem de verdade, neste caso, um problema de qualidade, pode facilitar muito a sua solução.
É comum as empresas tradicionais levantam uma série de dados no final de um determinado período e fazem então uma análise e tomam decisões, porém em uma organização com filosofia Lean, a gestão deve focalizar no tempo real e no local onde as coisas acontecem. As decisões, além de serem mais rápidas, são mais eficazes.
Recomenda-se que, ao elaborar um A3, deve-se ir ao gemba, conversar com as pessoas, tanto para entender suas perspectivas como para avaliar as alternativas de contramedidas e ações.
Ir ao gemba deve ser colocar em prática o m método científico de resolver problemas e evitar o “achismo” e discussões acaloradas em salas de reuniões, baseadas em premissas e não em fatos concretos.
- Ir ao gemba como parte de gerenciamento real
Outra possibilidade é a ida ao gemba como gerenciamento real. Pode ser tanto como parte da gestão diária ou parte de auditorias do trabalho padronizado.
A transformação Lean deve ser assumida pelo pessoal de linha, tais como diretores, gerentes e supervisores, e não conduzido por uma equipe ou um grupo de pessoas que conheçam a filosofia Lean. Desse modo, eles devem desenvolver a capacidade crítica de observar para poder melhorar e, por isso, precisam ir para o gemba.
Uma maneira de fundamental é contar com a ajuda da gestão visual que processe e apresente as informações críticas de forma notória para toda a empresa, para que todos possam reagir. Os itens a serem apresentados nesta gestão visual devem ser aqueles que correspondam às necessidades e prioridades do negócio, garantindo alinhamento e foco.
O trabalho de gestão deve mudar radicalmente. Deve-se parar de perder tanto tempo analisando dados em planilhas, relatórios de sistemas ou em reuniões sem foco, estas constituem-se em um dos maiores desperdícios no trabalho dos líderes. A ida ao gemba permite que as lideranças sejam capazes de entender e melhorar os processos, evitando, assim, a administração só baseada em números.
- Ir ao gemba para apoiar e ensinar
Uma liderança Lean, torna-se mais visível e reconhecida ao mesmo tempo que conhece as pessoas mais de perto. Assim, sair de sua mesa de trabalho e ir ver os processos e as pessoas com eles envolvidas torna-se uma atividade que ajuda a melhorar o moral, estimula a comunicação direta e permite maior transparência.
Isto demonstra o real respeito às pessoas, desde que a postura seja de procurar entender o que está acontecendo e perguntar por quê das coisas, não como somente uma visita de cortesia.
Para a real sustentabilidade de um ambiente Lean, é fundamental que as mudanças nos processos sejam acompanhadas pelas mudanças no comportamento e na atitude das lideranças para ampliar o potencial dos ganhos. Ir para o gemba é umas das mais importantes nestas mudanças.
Ir ao gemba pode ter várias motivadores e propósitos, porém é preciso torná-la uma atividade relevante e essencial, devendo fazer parte das prioridades e agenda.
Pode parecer estranho, mais ir ao Gemba consome um tempo e, para aqueles líderes mais “ocupados” se torna mais fácil chamar as pessoas envolvidas no processo com problemas ao seu escritório para explicar o que esta acontecendo, mas isto, mesmo que sua equipe seja realmente qualificada não irá afastá-lo de ser um “chefe de um quartel de bombeiros”.
Desafio que amanhã investa alguns minutos indo ao gemba para um assunto específico importante e sinta o quanto suas decisões vão ser mais efetivas. Uma vez convencido, incorpore a ida ao gemba as suas rotinas de forma estruturada.
Se ainda acha que não esta confiante, procure a Mais Gemba Consultoria para que possamos auxiliar na transformação de sua empresa neste processo.